Als (zelfstandig) coach heb je vaak veel verschillende werkzaamheden te organiseren. Naast scholing, intercollegiaal overleg, netwerkbijeenkomsten, marketing en administratie is er natuurlijk ook klantcontact. Hoe drukker je het krijgt, hoe belangrijker het wordt om je workflow in de gaten te houden. Een goede planning en planner zijn dan ook onmisbaar. Hierbij een aantal tips om efficiënter te plannen, bijvoorbeeld met een planner als Calendly.
Calendly is een afspraken-planner die je kan (laten) inbouwen op je website maar ook via een aparte landing page kan gebruiken. Je kan daarnaast ook zelf bepalen welke afspraken hierop zichtbaar zijn en welke ‘geheim’ zijn. Deze afspraken zijn dan alleen te plannen als jij de directe link hiernaar met iemand deelt. Zie hier een voorbeeld van hoe het er op je website uit kan zien.
Je koppelt jouw online agenda zodat er geen dubbele afspraken gemaakt kunnen worden.
In de gratis versie heb je de optie om 1 soort afspraak (event) te maken, bijvoorbeeld een belafspraak van 20 minuten. Dit kan al voldoende zijn als je (potentiele) klanten alleen de optie wil bieden om jou contact met hen op te laten nemen of bijvoorbeeld een kennismaking te plannen. Als je meerdere opties wil inrichten moet je hiervoor de premium variant nemen voor ongeveer €7 euro per maand. Je krijgt dan ook meer opties zoals groepsafspraken.
Calendly is grotendeels in het Engels maar de voor jouw klanten zichtbare pagina’s kunnen wel volledig in het Nederlands worden weergegeven. een ander voorbeeld van een online planner is 10to8.
1. Deel je dagen in per onderwerp of locatie
Zelf gebruik ik mijn notitie-app om een overzicht te maken van mijn to-do’s. Dit geeft een richtlijn voor het indelen van mijn dagen. Ik plan belangrijke to-do’s in mijn digitale agenda als taak. Zo kan ik het ook makkelijk verplaatsen of markeren als voltooid wanneer ik mijn werk afrond. Soms houd ik een hele dag vrij voor de administratie of om content te schrijven. Dit kan natuurlijk ook een dagdeel zijn. Andere blokken ben ik beschikbaar voor klantcontact. Het liefst maak ik hierin ook nog onderscheid in het soort gesprek zoals intakes, evaluaties of leefstijl- en voedingsanalyse. Dan kom ik makkelijker in de flow.
Vaak is het afhankelijk van de locatie waar ik op dat moment zal zijn, wat voor werk ik doe. Thuis is voor administratie, schrijven doe ik op een flexwerkplek, gesprekken gebeuren vaak al wandelend in het park en mijn CooL-groepen ontvang ik op locatie.
2. Beschikbaarheid
Een hele fijn nieuwe functie in Calendly is daarom de beschikbaarheid oftewel ‘availability’. Je kan zo verschillende agenda’s maken voor jouw beschikbaarheid voor bepaalde events. Dit kunnen standaard uren zijn of specifieke tijdstippen die jij handmatig invoert. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat de afspraken ‘telefonisch spreekuur’ en ‘videobellen’ ingepland kunnen worden op jouw werkdagen van 09.00 tot 12.00 uur (mits er niets in jouw agenda staat). Je koppelt jouw Zoom-account zodat er direct een link wordt aangemaakt.En als je op een bepaalde datum een dag beschikbaar bent voor gesprekken en intakes, werk je de beschikbaarheid van die locatie bij zodat jouw deelnemers zelf een tijd kunnen kiezen via de link die je met hen deelt.
3. Afspraakvoorstel
Nog zo’n fijne optie is de ad hoc afspraak ‘One-off meeting’. Hiermee kan je een voorstel doen om een eenmalige afspraak te plannen. Bijvoorbeeld als je een overleg met een collega wil plannen. Je stelt de duur in, kiest een aantal tijdstippen die jou uitkomen, vult het onderwerp, de locatie in en eventueel agendapunten in en deelt de tijden direct in jouw email of stuurt de link naar de ontvanger. Je kan ervoor kiezen of de tijden worden gereserveerd in jouw agenda zodat er niet iets anders gepland kan worden totdat er een tijd is gekozen. Scheelt een hoop heen weer mailen om een afspraak te maken!
4. Houd overzicht
Het is belangrijk dat je in jouw planning weet wat je aan afspraken kan verwachten. Daarom is het goed om jouw beschikbaarheid goed in te vullen. Misschien heb je vaste dagen of blokken die je ‘open’ wil zetten voor een afspraak en wellicht wil je sommige afspraken alleen op specifieke momenten beschikbaar maken, bijvoorbeeld als je op een locatie bent.Hoe drukker je het hebt, hoe specifieker je hierin moet zijn. Zelf heb ik ervaren dat, als ik niet uitkijk, het kan voorkomen dat ik zonder pauze 6 gesprekken achter elkaar gepland heb staan. Ik heb nu dagelijks een ‘pauze’ in mijn agenda staan zodat deze tijd niet geboekt kan worden via de planner.Ik deel de links voor het plannen van ‘geheime’ afspraken zoals individuele gesprekken met mijn coachees zodat zij zelf kunnen bepalen wanneer zij een activiteit inplannen. Ik houd bij waar zij gebruik van maken en communiceer waar zij recht op hebben. Dit is handig voor deelnemers van CooL maar ook voor individuele trajecten of zakelijke opdrachten.
5. Koppelingen
Vrijwel alle planners kan je koppelen aan jouw agenda. Zo kan de planner zien op welke tijdstippen je beschikbaar bent om dubbele afspraken te voorkomen. Google Agenda, Outlook, iCloud Calender en Office 365 Calender kunnen allemaal door Calendly worden gekoppeld. In Calendly kan je ook meerdere agenda’s koppelen, zo zou je bijvoorbeeld je privé agenda kunnen koppelen zodat ook hier rekening mee wordt gehouden. In je agenda kan je vaak je beschikbaarheid aan of uit zetten bij een afspraak om te bepalen of een item wel of geen invloed heeft op je beschikbaarheid.Er zijn nog vele andere koppelingen te maken zoals met meerdere videoconferentie programma’s, Paypal, Mailchimp en Zapier. Dit is allemaal te vinden op de pagina ‘integrations’. Na het koppelen van Teams, Zoom of Meet kies je bij het aanmaken van het event bij de locatie voor bijvoorbeeld Teams. Dit zorgt ervoor dat er direct een meeting wordt gecreëerd bij het maken van de afspraak.
6. Instellingen
Je kan heel veel opties instellen in een event. Denk hierbij aan de basis zoals de duur, locatie, hoever vooruit kan worden gepland, hoeveel tijd er tussen de afspraken moet zitten en natuurlijk de beschikbaarheid (specifiek voor dat event of gebruik een ‘availabilty’. Bij de geavanceerde instellingen kan je een maximumaantal afspraken per dag instellen en voorkomen dat afspraken kort van tevoren worden ingepland. Pas de bevestigings- en annuleringsemail aan naar een meer persoonlijk bericht en voeg eventueel een link naar documenten of relevante pagina’s toe. Ook kan je events klonen of bijvoorbeeld de beschikbaarheid en andere instellingen kopiëren van een ander event. Stel herinneringen in en geef jouw klanten de mogelijkheid om zelf te annuleren of verplaatsen om no-show te voorkomen.
Calendly heeft een hele database met video’s om alles uit te leggen.
7. Dubbele agenda
Zelf heb ik verschillende ‘events’ voor gesprekken op verschillende locaties. Deze hebben verschillende beschikbaarheid. Ik plan in mijn digitale agenda ongeveer 8 weken vooruit op welke tijdstippen ik voor deze afspraken beschikbaar wil zijn. Hiervoor heb ik een kalender genaamd ‘planning’ in mijn Google agenda die geen invloed heeft op mijn beschikbaarheid. Zo weet ik welke blokken open staan voor klanten om afspraken in te plannen. Op die manier maak ik niet per ongeluk andere afspraken op die tijdstippen waardoor ik in de knel zou kunnen komen met bijvoorbeeld reistijd of voorbereiding. Vervolgens neem ik deze beschikbaarheid over in Calendly.
8. Groepen
In Calendly kan je ook groepsevents maken. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een workshop of online bijeenkomst met een maximumaantal deelnemers organiseert of als je een groepsprogramma zoals CooL aanbiedt.Door deelnemers te vragen zich aan te melden via deze planning heb je een digitale presentielijst. Voor elke CooL-groep heb ik een apart event aangemaakt en moet ik de bijeenkomsten handmatig invoeren. Dit is even werk maar het helpt wel in de aanwezigheid, mede omdat deelnemers een herinnering ontvangen. Ik heb deze voor de groepsbijeenkomsten ingesteld op 48 uur. Ik raad mijn deelnemers aan zich voor elke sessie in te schrijven en dan eventueel af te melden als ze niet kunnen. Ze zijn dan bijvoorbeeld ook meteen op de hoogte als ik een sessie verplaats en dus de bijeenkomst op een bepaalde datum annuleer.
9. Uitnodigen
Door je planner op je website te zetten maak je het makkelijk om ‘open’ afspraken in te plannen. Voor de geheime afspraken zal jij zelf een link moeten delen met de genodigden. Hiervoor biedt Calendly verschillende opties;Een link naar het event, hiermee kan de genodigde altijd naar de afspraak en zelf kiezen welk beschikbaar moment hem of haar uitkomt.Een eenmalige (single use) link; deze kan de genodigde eenmalig gebruiken om naar de planner van deze afspraak te gaan. Deze kan je bijvoorbeeld gebruiken als je een gratis consult weggeeft.
Creëer een lijstje met opties die direct zichtbaar zullen worden wanneer je de tekst plakt in je email (‘add times to email’). Zo heeft de genodigde direct zicht op de mogelijkheden. Ook komt er een link onder om de overige opties te bekijken in de planner.
One-off; als je de Calendly app of browser plugin hebt kun je ter plekke een eenmalige afspraak aanmaken. Dit is handig als je in een email een voorstel wil doen voor een meeting. Ook hierbij kan je meerdere opties bieden zodat de genodigde zelf kan kiezen wat uitkomt.
Door per event de beschikbaarheid in te stellen kun je sturen op wat je die dag te doen krijgt, bijvoorbeeld alleen individuele gesprekken van CooL-deelnemers of videogesprekken. Als je liever afwisseling hebt dan koppel je meerdere events aan dezelfde ‘availability’.
10. Houd rekening met jezelf
Omdat ik het steeds drukker heb, staat er op doordeweekse dagen standaard een half uur pauze in mijn agenda. Dit voorkomt dat er op dat tijdstip iets wordt ingepland. Daarnaast houd ik in mijn planning rekening met een goede verdeling van 1 op 1 coaching, groepsbijeenkomsten, feestdagen en schoolvakanties én geef ik mijzelf ook regelmatig een aantal dagen ‘vrij’ om zakelijk of privé in te vullen naar mijn behoefte. Voel je ook niet verplicht om de hele dag beschikbaar te zijn en geef jezelf ruimte voor de administratieve taken maar ook persoonlijke ontspanning en beweging. Als je grote gaten in de planning hebt kan je altijd voorstellen om iets te schuiven zodat je jouw tijd efficiënter inricht.
Practice what you preach 😉
